Acconti provvigionali: come fare i conguagli

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Si fa in fretta a parlare di acconti provvigionali. Ma cosa si intende esattamente e come gestire i conguagli?

Quando il rapporto è all’inizio o la maturazione delle provvigioni va troppo per le lunghe, le parti spesso si mettono d’accordo per riconoscere all’agente delle somme anche prima (o persino a prescindere dall’effettiva maturazione delle provvigioni).

Generalmente tutto passa come “acconto provvigioni”.

Ma cosa succede se poi l’agente non matura le provvigioni per gli acconti provvigionali che ha ricevuto?

Le provvigioni “negative” vengono riaddebitate all’agente? E come avviene?

La problematica più frequentemente riscontrata è quella del riconoscimento da parte dell’azienda di continui acconti provvigionali, senza una cadenza fissa per quanto riguarda i conguagli (ammesso che vengano fatti), normalmente assoggettati ad Enasarco, e con il rischio, alla fine del rapporto, di aver riconosciuto molte più somme di quante provvigioni abbia effettivamente maturato l’agente e di non sapere più come fare a recuperarle. E se recuperate, come sistemare l’Enasarco.

Facciamo però un po’ di chiarezza per capire quale sia l’ipotesi di cui stiamo parlando.

E’ infatti necessario capire l’azienda cosa vuole fare o quali siano le intenzioni delle parti (a prescindere che siano intenzioni opportune oppure no).

Esistono infatti diversi modi per riconoscere all’agente somme in anticipo o a prescindere dalla maturazione delle provvigioni:

FISSI PROVVIGIONALI: all’agente viene riconosciuta una somma fissa mensile OLTRE alle provvigioni che maturerà.
Esempio 1: Fisso provvigionale 100. Provvigioni maturate dall’agente 300. Somma complessiva da pagare: 400.
Esempio 2: Fisso provvigionale 100. Provvigioni maturate dall’agente 0. Somma da pagare: 100

MINIMI GARANTITI: all’agente viene riconosciuta la differenza tra una certa soglia e le provvigioni maturate se inferiori.
Esempio 1: minimo garantito 500. Provvigioni maturate 300. Differenza da riconoscere all’agente: 200.
Esempio 2: minimo garantito 500. Provvigioni maturate 600: Nessuna differenza da riconoscere all’agente

ANTICIPAZIONI / ACCONTI PROVVIGIONALI: all’agente viene riconosciuta una anticipazione provvigionale per un certo importo, con riserva di conguaglio.

I primi due casi (Fissi Provvigionali e Minimi Garantiti) non danno luogo a particolari problemi “operativi”, se non quelli legati al fatto che debbano trattarsi di trattamenti TEMPORANEI, specie riguardo il Minimo Garantito, perchè vanno ad incidere sul “rischio di impresa” dell’agente – eliminandolo. La durata del Fisso Provvigionale potrebbe anche essere mantenuta per tutto il rapporto a condizione che il Fisso sia significativamente inferiore alle provvigioni solitamente maturate dall’agente.

Il trattamento più delicato da gestire riguarda invece il riconoscimento degli acconti provvigionali ed è su questo caso che ci soffermeremo.

Anzitutto, se vengono riconosciute somme “a prescindere” dal fatto che le provvigioni siano già maturate, solitamente utilizzo la parola “anticipazione” provvigionale, anzichè quella di “acconto”. La preferisco: anticipazione mi dà l’idea di qualcosa di “anticipato” per l’appunto, dato a credito, e quindi potenzialmente soggetto ad essere conguagliato.

Dopo di che va stabilito se l’anticipazione provvigionale sia soggetta a conguaglio sia che si tratti di conguaglio negativo (a sfavore dell’agente) sia che si tratti di conguaglio positivo (a favore dell’agente).

Spesso infatti le aziende il conguaglio lo fanno solo se è positivo per l’agente, e quindi lasciano come definitivamente acquisito l’acconto provvigionale per la parte che l’agente non ha maturato.

In questo caso, come è facile vedere, siamo piuttosto nella ipotesi del Minimo Garantito: di fatto, lasciandogli l’acconto per la parte non maturata, l’azienda sta riconoscendo all’agente un importo minimo, meno del quale l’agente può stare tranquillo che non andrà.

Gli acconti provvigionali non conguagliati se negativi diventano un minimo garantito

Si tratta di una ipotesi dunque da maneggiare con cura laddove l’agente maturi sistematicamente meno provvigioni degli acconti ricevuti, perchè di fatto il trattamento si traduce nel riconoscere sempre lo stesso importo con le problematiche del caso sopra richiamate (eliminazione del rischio di impresa per l’agente)

Il conguaglio andrebbe in verità effettuato sia che sia positivo sia che sia negativo.

Come?

Anzitutto attribuendo una cadenza precisa, che non dovrebbe essere superiore al trimestre.

Perchè?

Non solo per una ragione di controllo dell’andamento dell’anticipazione, ma anche per una ragione di tipo previdenziale.

Se correttamente gestita l’anticipazione, infatti, su di essa non andrebbe calcolato il contributo Enasarco, ma solo sulle provvigioni effettivamente maturate.

E poichè il termine di pagamenti dei contributi Enasarco è trimestrale, ecco che è opportuno che i conteggi di dare e avere vengano fatti OGNI TRIMESTRE, in modo da poter conteggiare le provvigioni effettivamente maturate e quindi procedere non solo agli eventuali conguagli ma anche a calcolare il contributo Enasarco solo su di esse.

Gli acconti provvigionali vanno conguagliati trimestralmente

La questione naturalmente non crea problemi se le provvigioni effettivamente maturate sono superiori all’anticipazione: in tal caso, se anche l’Enasarco fosse stato conteggiato sull’anticipazione, non vi sarebbe necessità di effettuare alcun recupero perchè le provvigioni totali sono superiori e quindi si tratterà di conteggiare poi l’Enasarco sulla differenza tra le provvigioni effettivamente maturate e gli acconti già pagati.

Il problema si pone invece se le provvigioni effettivamente maturate sono inferiori agli acconti.

E’ in questa ipotesi che risulta più chiara la complicazione dell’Enasarco, perchè se l’Enasarco viene calcolato di volta in volta sulle anticipazioni, l’azienda si ritroverà alla fine del trimestre ad aver trattenuto all’agente un importo superiore a quello che gli avrebbe trattenuto se avesse calcolato l’Enasarco solo sulle provvigioni effettivamente maturate.

E’ vero che l’Enasarco richiede il contributo su tutte le somme pagate all’agente, e quindi potenzialmente anche sugli acconti. Ma allo stesso tempo se l’acconto viene meno e con esso il relativo contributo, l’azienda ha poi comunque diritto di ottenerne la restituzione. Se il tutto viene fatto all’interno del trimestre si può procedere a versare direttamente il contributo effettivamente dovuto senza dover poi formulare richieste poi di rimborso piuttosto antipatiche.

Il suggerimento dunque è di non conteggiare l’Enasarco sulle fatture pagate all’agente a titolo di anticipazione, ma con l’avvertenza di procedere poi come segue:

alla fine del trimestre si procede con il conteggio delle provvigioni effettivamente maturate per verificare eventuali conguagli
se il conguaglio è negativo a carico dell’agente, l’agente dovrà anzitutto emettere nota di credito per stornare le fatture di acconto ricevute
l’agente dovrà quindi poi emettere una fattura che riporti l’importo delle provvigioni effettivamente maturate

Questa modalità determina due effetti:

l’Enasarco potrà essere calcolato direttamente sulla fattura che riporta l’ammontare delle provvigioni effettivamente maturate
L’azienda sarà in possesso di un riconoscimento di debito da parte dell’agente, costituito dalla differenza tra le note di credito emesse dall’agente stesso e la fattura delle provvigioni

Se anche poi, sia pure sia fortemente sconsigliato, l’azienda non provveda a recuperare anche finanziariamente la differenza sul primo pagamento successivo dovuto all’agente, quantomeno alla fine sarà facilitata nel conteggio di quanto l’agente deve restituire all’azienda (pari alla differenza tra le note di credito emesse e le fatture per le provvigioni effettivamente maturate). In più l’agente non potrà contestare l’importo avendo egli stesso emesso note di credito in favore dell’azienda.

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